Struktur, Agenda, Moderation, Pausen, Protokoll – das sind die Eckpfeiler für eine erfolgreiche Durchführung von kleinen und großen Meetings – online oder in Präsenz.

Besprechungen können leicht aus dem Ruder laufen, wenn sie nicht ordentlich vorbereitet sind. So wie mir das neulich in einer Agentur passiert ist: Mitglieder eines neu zusammengestellten Projektteams (Interne und Externe) saßen um 13:00 Uhr am Tisch, kannten sich aber noch nicht alle untereinander, keiner wusste, was erwartet wurde, da es keine Agenda gab. Das einzige was bekannt war, war das Thema „Ausstellungskonzeption für 4 Bereiche“. Alle hatten das Mittagessen ausfallen lassen, da ein Business-Lunch angekündigt wurde. Die Projektleiterin kam 20 Minuten zu spät, der Lunch wurde aus dem Meeting heraus organisiert, die Briefings pro Ausstellungsbereich waren so lang, dass kaum Zeit blieb, an den Ideen für die Bereiche zu arbeiten. Der eigentlich großzügige Zeitrahmen von 13 – 17:00 Uhr reichte trotz Verlängerung auf 19:00 Uhr nicht aus, ein weiteres Meeting war nötig.

Zeit ist bekanntlich ein kostbares Gut, darum sollte man mit Zeit – insbesondere auch mit der Zeit der anderen Teilnehmenden – sorgfältig umgehen und sich bei der Organisation an ein paar Spielregeln halten:

• Die Agenda wird so geplant, dass alle Punkte erfasst und mit einem konkreten Zeitfenster versehen werden
• Möglicherweise können schon Unterlagen zur Vorbereitung auf das Meeting vorher verschickt werden
• die Besprechungsleiterin sorgt dafür, dass kurze Briefings mit dem Besprechungsziel zu den Punkten erfolgen und die Zeiten eingehalten werden, in dem sie stringent durch das Meeting führt.
• Der Lunch wird im Vorfeld abgeklärt und steht bei Ankunft der Teammitglieder auf dem Tisch, so dass das gemeinsame Essen auch für eine Vorstellungsrunde genutzt werden kann.
• Ebenso sollten (Kaffee-)pausen eingeplant werden, so dass nicht reihum die Besprechungsteilnehmer den Raum einzeln verlassen müssen. Pausen halten die Konzentration und die Motivation hoch.
• Darüber hinaus wird eine Protokollführer*in bestimmt, um die Ergebnisse kurz zusammenzufassen, so dass direkt im Anschluss an das Meeting zum Beispiel eine To-do-Liste verteilt werden kann.
• Die Besprechungsleitung unterstützt die Protokollführer*in, in dem sie zusammenfassende Sätze liefert und einen Moment Pause zum Niederschreiben gewährt, sofern es sich um eine unerfahrene Protokollführer*in handelt.

Wichtig für effiziente Meetings ist – neben der vorbereitenden Organisation – die Führung des Meetings durch eine Besprechungsleiterin oder einen Besprechungsleiter, die nicht nur die Uhr im Auge behält und auf Einwände reagiert, sondern auch darauf achtet, dass alle zu Wort kommen. Oftmals bringen gerade die zurückhaltenden Teilnehmenden gute Ideen auf den Tisch oder stellen kluge Fragen.

Manchmal bietet es sich auch an, externe Moderatoren zu buchen, die das Meeting steuern. Die externe Sichtweise bietet Neutralität, die hilfreich ist, um Konflikten vorzubeugen oder diese gar nicht erst entstehen zu lassen. Auch Kolleg*innen, die nicht direkt zum Team gehören, sind in der Regel objektiver und können sich ganz auf die Moderations-Aufgabe konzentrieren, während sich die Teilnehmenden auf Lösungen und Ideen fokussieren können.

So wird das eigentliche Potenzial aller Teilnehmenden, nämlich ihre Kreativität, effizient genutzt.

Die meisten Projektleiter*innen wissen natürlich, wie man Besprechungen organisiert – nur manchmal geraten die Spielregeln ein wenig außer Acht.

Planen Sie erfolgreiche Meetings, in dem Sie sich an die Spielregeln halten!