Eine Tagesplanung setzt immer voraus, dass man weiß, wie lange man für eine Arbeit benötigt. Werden Sie also zunächst zum Beobachter und schauen Sie öfter mal auf die Uhr, wenn Sie arbeiten: Wie viel Zeit brauchen Sie beispielsweise für das Verfassen einer durchschnittlich aufwendigen E-Mail? Wie oft werden Sie dabei unterbrochen? Zu welchen Tageszeiten werden Sie besonders häufig unterbrochen? Zu welchen Tageszeiten brauchen Sie länger als gewöhnlich für eine Aufgabe (die Konzentration sinkt zum Beispiel nach einer üppigen Mahlzeit rapide ab, dann braucht man vielleicht doppelt so lange dafür)?
Mit dieser genauen Beobachtung lernen Sie sich selbst und Ihre Bedürfnisse besser kennen: Arbeiten Sie am frühen Morgen effizienter als am Nachmittag? Wie sieht Ihr optimaler Arbeitstag aus, mit dem Sie sich persönlich wohl und leistungsfähig fühlen?

Sie haben nun die Basis geschaffen, um Ihren Alltag etwas anders zu organisieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Privates oder Berufliches planen. Es geht immer darum, zu wissen, wie viel Zeit man benötigt.

Kleines Beispiel: Ich möchte bügeln und werde dafür etwa eine halbe Stunde brauchen. Kuchen backen und spülen stehen auch noch auf dem Programm. Ich kann dass alles nicht gleichzeitig tun, aber ich kann zuerst den Teig für die Kekse fertigmachen und während die Kekse im Ofen sind, bügeln (oder spülen). Und ich schaue dabei nicht aufs Handy und gehe auch nicht ans Telefon, denn das würde mein kleines Zeitmanagement sofort zusammenbrechen lassen und möglicherweise mit verbrannten Keksen enden.

Beruflich sieht das dann aber so aus: Als Team-Assistentin muss ich morgens zuerst mal wissen, wer da ist und welche Aufgaben anliegen und was am Abend und in der Nacht möglicherweise noch an neuen Aufgaben hinzugekommen ist. Nach dem Überblick arbeite ich alle Aufgaben ab, die weniger als 5 Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Damit habe ich einen großen Block erledigt. Da ich sowieso immer fremdgesteuert bin durch die Wünsche meiner Kolleg*innen, die mal eben per TEAMS oder persönlich hereinschauen, oder Anrufer*innen, habe ich dafür gesorgt, dass diese sich auf den Vormittag fokussieren und nachmittags nur noch schreiben, so dass ich nachmittags weniger spontane Störungen habe. Auch das Telefon kann ich in gewissen Zeiten auf meine Kollegin umleiten. Und zwischen 12:00 und 13:30 Uhr ist es in der Regel überall ruhiger, da dann auch die Externen Mittagspause machen. In dieser Zeit erledige ich zum Beispiel die Aufgaben, zu denen ich am Nachmittag ein Feedback benötige, um die Aufgabe zu Ende zu führen.

Da ab 15:30 Uhr schon ein bisschen Feierabend-Stimmung aufkommt, ist das die beste Zeit, um zeitintensive Aufgaben, die oft auch sehr hohe Konzentration erfordern, abzuarbeiten. Mir persönlich tut es gut, störungsfrei arbeiten zu können, damit ich schneller fertig werde und mich nicht zwischendurch um ganz andere Themen kümmern muss.

Sie haben vielleicht morgens eine ruhige Phase und arbeiten auch gerne vormittags hochkonzentriert. Dann kommunizieren Sie das auch ruhig mal an Ihre Vorgesetzten und Mitarbeitenden, Kommunikation ist auch nochmal ein wichtiger Aspekt, um einen Arbeitstag gut zu gestalten. Miteinander reden hilft meistens! Und nun viel Spaß bei Ihrer Selbst-Organisation.