Ressource Mensch: Mit meiner Zeit und der Zeit der Anderen gut umgehen.

Mit Zeit gut umzugehen, setzt voraus, dass man weiß, wie lange man selbst für eine Arbeit benötigt und wie lange jemand anderes für dieselbe Arbeit brauchen würde.
Werden Sie also zum Beobachter und schauen Sie öfter mal auf die Uhr, wenn Sie arbeiten: Wie viel Zeit brauchen Sie beispielsweise für das Verfassen einer durchschnittlich aufwendigen E-Mail? Wie oft werden Sie dabei unterbrochen? Zu welchen Tageszeiten werden Sie besonders häufig unterbrochen? Zu welchen Tageszeiten brauchen Sie länger als gewöhnlich für eine Aufgabe (die Konzentration sinkt zum Beispiel nach einer üppigen Mahlzeit rapide ab, dann braucht man vielleicht doppelt so lange dafür)?
Mit dieser genauen Beobachtung lernen Sie auch sich selbst und Ihre Bedürfnisse besser kennen: Arbeiten Sie am frühen Morgen effizienter als am Nachmittag? Wie sieht Ihr optimaler Arbeitstag aus, mit dem Sie sich persönlich wohl und leistungsfähig fühlen?
Nun beginnen Sie, die anderen zu beobachten: Wie viel Zeit brauchen diese für bestimmte Aufgaben? Alle anderen haben auch ihre persönlichen Hochs und Tiefs am Tag, brauchen mal eine Pause und sind nicht 8 oder 10 Stunden lang hochleistungsfähig. Hier liegt auch ein großer Unterschied zwischen jungen und älteren Team-Mitgliedern: Ältere sind schneller mit den Aufgaben fertig, weil sie routiniert und erfahren sind. Dafür brauchen sie öfter Pausen und können sich nicht mehr so gut über viele Stunden konzentrieren, während die jungen Leute ihr Konzentrationslevel relativ hoch halten können, da sie das aus Schule bzw. Studium noch gut kennen. Sie benötigen aber zur Erledigung der einzelnen Aufgabe deutlich mehr Zeit, weil sie noch nicht so erfahren sind und öfter mal was nachfragen müssen.
Wer den Aspekt „Wie lange braucht man wofür“ und „welche Störfaktoren kann es geben“ nicht berücksichtigt, kann Projekte nicht richtig planen. Bitten Sie also bereits im Vorfeld alle Beteiligten um genaue Zeitschätzungen und gleichen Sie diese mit Ihren Erfahrungen ab. Dann wissen Sie, ob eine Aufgabe wirklich zum geplanten Termin fertiggestellt werden kann.
Ich arbeite seit vielen Jahren im Event-Geschäft. Hier können wir keine Liefertermine verschieben, das Event findet statt, ob wir fertig sind oder nicht. Jeder Projektmanager muss also ganz besonders darauf schauen, wie lange die anderen Gewerke zur Vorbereitung benötigen und die wesentlichen Informationen, insbesondere kurzfristige Kundenwünsche, unverzüglich an alle kommunizieren. Jede Stunde, die vergeht, ohne dass die Info weitergegeben wurde, bringt die anderen in Schwierigkeiten und führt zu den eigentlich vermeidbaren Nachtschichten. Hier ist zusätzlich noch wichtig zu klären, wer muss zuerst informiert werden, wer kann noch warten?
Und nicht vergessen: Zeitpuffer als Sicherheiten einplanen und an Pausen für alle denken!

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