Keine Angst vor Präsentationen – ein kleiner Leitfaden zur persönlichen Vorbereitung.

Bereiten Sie sich professionell auf Ihren Vortrag vor, damit Sie als Top-Speaker wahrgenommen werden:

 

Ihr Publikum.

Wer hört Ihnen zu? Was wissen Sie über Ihr Publikum? Machen Sie sich zunächst ein Bild vom Wissensstand Ihres Publikums. Einer Gruppe von Fachleuten müssen Sie die Basics nicht mehr groß erklären. Sprechen Sie aber vor Publikum ohne Vorkenntnisse, erleichtern Sie den Einstieg mit einfachen, zusammenfassenden Erläuterungen, bevor Sie zu komplexeren Informationen überleiten. Überfordern Sie in keinem Fall Ihr Publikum. Das menschliche Hirn hat begrenzte Aufnahmekapazitäten.

 

Ihr Ziel.

Was soll Ihr Publikum auf jeden Fall mit nach Hause nehmen und im Gehirn verankern, für möglichst lange Zeit? Bringen Sie das in einem Satz auf den Punkt, bevor Sie Ihre Präsentation anlegen. Versuchen Sie, diesem einen Satz ein Bild zuzuordnen. Über starke Bilder werden Botschaften nachhaltiger im menschlichen Hirn verankert. Diese eine, wichtige Folie kann auch immer wieder als Zwischenfolie und insbesondere auch als letzte Folie der Präsentation verwendet werden. Danke schön sagen Sie persönlich und schreiben es nicht auf die Folie, das kommt viel besser und professioneller beim Publikum an.

 

Ihre Persönlichkeit.

Sie sollten sich persönlich wohlfühlen, wenn Sie präsentieren. Wählen Sie also eine Präsentationsform, die Ihnen liegt. Zeichnen Sie gerne? Dann bietet es sich an, am Flipchart zu skizzieren. Das hält die Aufmerksamkeit der Zuhörer wach. Reden Sie gerne frei, schweifen dabei aber gerne vom Thema ab? Disziplinieren Sie sich mit Moderationskärtchen, auf denen Sie Stichworte notieren – so vergessen Sie nichts. Fühlen Sie sich sicher, wenn Sie möglichst viele, eng beschriebene PowerPoint-Folien dabei haben? Das ist nicht besonders attrakiv – doch hier zählt Ihre Sicherheit. Lenken Sie die Aufmerksamkeit dann auf Ihre Person und weg von den Folien, dann bleiben Sie im Gedächtnis und nicht die PowerPoint-Schlacht.

 

Ihre Präsentationsumgebung.

Sie sollten über den Raum Bescheid wissen. Idealerweise stehen Sie in der Nähe der Leinwand und nicht am entgegengesetzten Ende des Raumes. Die Zuschauer müssen sich immer zwischen Ihnen und der Leinwand hin und her wenden. Das führt zu Konzentrationsschwächen. Leider findet man häufig in Besprechungsräumen in Unternehmen diese Anordnung vor. Mit etwas Glück können Sie noch einen Umbau organisieren, wenn Sie frühzeitig vor Ort sind. Die Lichtverhältnisse wirken sich ebenfalls auf die Präsentation aus, leicht abgedunkelt sollte es sein, aber nicht zum Einschlafen einladen. Achten Sie bei der Gestaltung Ihrer Medien auf die Kontraste hell:dunkel. Also nicht helle Schrift auf hellem Untergrund und möglichst nicht weiße Schrift auf schwarzem Grund verwenden.

 

Ihre Medien.

Natürlich ist es sehr einfach, mal eben schnell eine PowerPoint zu machen. Nur: „mal eben schnell“ sehen sofort alle Zuschauer. Hinterlassen Sie damit einen guten Eindruck? Nein. Also – machen Sie sich ein paar Gedanken, wie Sie eine PowerPoint auflockern können, ob sie überhaupt Folien brauchen, oder ob Sie mal eine andere Präsentationsform ausprobieren möchten, z. B. PREZI? Vielleicht bietet sich auch ein Hörspiel an? Selbst der gute alte Overhead-Projektor kann noch zu neuen Höhenflügen ansetzen, wenn man die Folien als Kunstwerk inszeniert. Oft hilft es, sich gute Vorträge und Präsentationen, die man selbst als Zuschauer erlebt hat, ins Gedächtnis zu rufen und daraus eine eigene Idee zu entwickeln. Stellen Sie sicher, dass Ihre Präsentationsform vor Ort reibungslos abgespielt werden kann. Denken Sie daran, die letzte Aktualisierung noch auf den USB-Stick zu ziehen …

 

Zu PREZI-Präsentationen lesen Sie meinen Fachartikel unter: http://www.intergerma.de/news/newsdetail/article/prezi-praesentationen-20-gegen-den-schnarchfaktor-bei-praesentationen.html

Erfolgreiche Besprechungen brauchen eine gute Vorbereitung

Besprechungen mit mehreren Teilnehmern aus unterschiedlichen Gewerken, wie wir sie oft bei der Planung von Marketing-Events haben, können leicht aus dem Ruder laufen, wenn sie nicht ordentlich vorbereitet sind.

So wie mir das neulich in einer Agentur passiert ist: Mitglieder eines neu zusammengestellten Projektteams (Interne und Externe) saßen am Tisch, kannten sich aber noch nicht alle untereinander, keiner wusste, was erwartet wurde, da es keine Agenda gab. Das einzige was bekannt war, war das Thema „Ausstellungskonzeption für 4 Bereiche“. Alle hatten das Mittagessen ausfallen lassen, da ein Business-Lunch angekündigt wurde. Die Projektleiterin kam 20 Minuten zu spät, der Lunch wird aus dem Meeting heraus organisiert, die Briefings pro Ausstellungsbereich waren so lang, dass kaum Zeit blieb, an den Ideen für die Bereiche zu arbeiten. Der eigentlich großzügige Zeitrahmen von 13 – 17:00 Uhr reichte trotz Verlängerung auf 19:00 Uhr nicht aus, ein weiteres Meeting war nötig.

Zeit ist bekanntlich ein kostbares Gut, darum sollte man mit Zeit – insbesondere auch der Zeit der anderen Besprechungsteilnehmer – sorgfältig umgehen und jedes Meeting gut strukturieren:

  • Die Agenda wird so geplant, dass alle Punkte erfasst und mit einem konkreten Zeitfenster versehen werden
  • Möglicherweise können schon Unterlagen zur Vorbereitung auf das Meeting vorher verschickt werden
  • die Besprechungsleiterin sorgt dafür, dass kurze Briefings mit dem Besprechungsziel zu den Punkten erfolgen und die Zeiten eingehalten werden, in dem sie stringent durch das Meeting führt.
  • Der Lunch wird im Vorfeld abgeklärt und steht bei Ankunft der Teammitglieder auf dem Tisch, so dass das gemeinsame Essen auch für eine Vorstellungsrunde genutzt werden kann.
  • Ebenso sollten (Kaffee-)pausen eingeplant werden, so dass nicht reihum die Besprechungsteilnehmer den Raum einzeln verlassen müssen. Pausen halten die Konzentration und die Motivation hoch.
  • Darüber hinaus wird eine Protokollführerin bestimmt, die die Ergebnisse kurz zusammenfasst, so dass direkt im Anschluss an das Meeting eine To-do-Liste verteilt werden kann.
  • Die Besprechungsleiterin unterstützt die Protokollführerin, in dem sie zusammenfassende Sätze liefert und einen Moment Pause zum Niederschreiben gewährt, sofern es sich um eine unerfahrene Protokollführerin handelt.

Wichtig für effiziente Meetings ist – neben der vorbereitenden Organisation – die Führung durch die Besprechungsleiterin, die nicht nur die Uhr im Auge behält und auf Einwände reagiert, sondern auch darauf achtet, dass alle zu Wort kommen. Oftmals bringen gerade die zurückhaltenden Teilnehmer gute Ideen auf den Tisch oder stellen kluge Fragen.

Manchmal bietet es sich auch an, eine externe Moderatorin zu buchen, die das Meeting steuert. Die externe Sichtweise bietet Neutralität, was hilfreich ist, um Konflikten vorzubeugen oder diese gar nicht erst entstehen zu lassen.

Auch eine interne Moderatorin, die nicht direkt zum Team gehört, ist in der Regel objektiver und kann sich ganz auf die Moderations-Aufgabe konzentrieren, während sich die Besprechungsteilnehmer auf Lösungen und Ideen konzentrieren können, ohne mit der Organisation des Meetings belastet zu sein. So wird das eigentliche Potenzial aller Besprechungsteilnehmer, nämlich ihre Kreativität, effizient genutzt.

Die meisten Projektleiterinnen wissen natürlich, wie man Besprechungen organisiert – nur manchmal geraten die Spielregeln ein wenig außer Acht. Fühlen Sie sich also an Ihr vorhandenes Wissen erinnert und planen Sie erfolgreiche Meetings.

(Selbstverständlich sind in diesem Text männliche und weibliche Moderatoren, Projektleiter und Besprechungsteilnehmer angesprochen).

Messe-Kommunikation – Im Fokus: Kleine Messestände

Messe: ja oder nein? Um diese Grundsatzentscheidung zu treffen, sollte man sich fragen, ob die eigenen Kunden diese Messe besuchen und ob genügend potentielle Kunden auf der Messe angesprochen werden können. Trifft man dort keine Entscheider und kann man seine Bestandskunden nicht zu einem Besuch erwarten, sollte man sehr gut überlegen, ob ein Messestand wirklich sinnvoll ist.

Ein anderes Entscheidungskriterium ist die „Sichtbarkeit“ der eigenen Marke, d. h. die Wahrnehmung in der Öffentlichkeit. Das Kriterium der „Sichtbarkeit“ nimmt auf die Standgestaltung Einfluss. Kleine Messestände werden ja gerne im von der Messe zur Verfügung gestellten System gebaut. Schlimm sind auf jeder Messe die Stände, an denen man nicht erkennen kann, um was es genau geht. Und Sie glauben gar nicht, wie viele lieblose Messestände ich in meinem langen Berufsleben schon gesehen habe … Es kommt also darauf an, einen Moment des Innehaltens zu kreiieren, sich etwas einfallen zu lassen, damit a) ein Besucher stehen bleibt und b) im Vorbeigehen erfassen kann, um was es geht. Es geht um das Außergewöhnliche, was uns fesselt. Das muss nichts Teures sein, sondern kann ein außergewöhnliches Objekt sein, kann eine kleine Aktion sein, die den Besucher einbindet, kann eine Produkt-Demonstration sein, Ideen findet man immer, wenn man offenen Auges durch den Betrieb geht oder über die eigene Dienstleistung nachdenkt.

Was ist aber das allerwichtigste, wenn Sie als Aussteller an einer Messe teilnehmen? Das beste Personal vor Ort zu haben! Natürlich ist ein gut funktionierender Stand mit ansprechendem Design wichtig, aber was zählt, ist die gute Betreuung Ihrer Besucher. Neben der fachlichen Qualifikation sollte Ihr Standpersonal freundlich und kommunikativ sein. Und keinesfalls den Besuchern den Rücken zuwenden oder ins Gespräch mit Kollegen vertieft sein, ohne einen Besucher wahrzunehmen. Sie sollten also überlegen, wer in dieses Profil passt. Möglicherweise sind das nicht nur die Vertriebler, sondern auch mal ein cleverer Auszubildender oder ein Mitarbeiter aus der Montage, der gut mit Menschen umgehen kann und die Maschinen aus dem EffEff kennt. Natürlich ist auch Motivation zwischendurch wichtig, denn es ist unglaublich anstrengend, 8 Stunden oder länger mit vielen verschiedenen Menschen Gespräche zu führen. Nehmen Sie also lieber eine Person mehr mit, so dass Pausen gemacht werden können. Versorgen Sie nicht nur die Besucher, sondern insbesondere auch Ihre Mitarbeiter sehr gut.

Steht das Messekonzept, geht’s los mit der Bekanntmachung der Messeteilnahme: Auf jeden Fall sollten Sie Ihre Kunden einladen, beginnend mit einem Terminblocker, gefolgt von der persönlichen Einladung mit Eintrittskartengutschein. Gute Kunden ruft man an, um persönliche Termine zu vereinbaren. Im Rahmen der Standbuchung ist meistens auch ein Werbepaket enthalten oder kann über die Messe dazu gebucht werden. Das sollten Sie nutzen. Das Messelogo mit Ihrer Stand-Nr. stellen Sie dann auf Ihre Homepage und Ihre Facebook- oder sonstigen Social Media-Seiten. Eine Pressemeldung über Ihr Unternehmen können Sie für die Journalisten bereitstellen, die über das Pressezentrum der Messe informiert werden. Möglicherweise bringt auch Ihre örtliche Tageszeitung einen Bericht oder Ihr regionales IHK-Magazin. Scheuen Sie sich nicht, Kontakt aufzunehmen.

Denken Sie während der Messe daran, konsequent Visitenkarten zu sammeln und Kontaktberichte zu schreiben, nehmen Sie dafür entsprechendes Büromaterial mit. (Blocks mit Blanko-Kontaktberichten, Kulis, Ordner, Locher, Tacker). Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, alles elektronisch abarbeiten zu wollen, dazu haben Sie hoffentlich keine Zeit. Das arbeiten Sie in Ruhe zu Hause ab, denn wichtig sind die Gespräche.

Zurück von der Messe, pflegen Sie alle Kontaktberichte in Ihr (CRM-)System ein und versenden, was Sie mit den Besuchern jeweils vereinbart haben: Vertiefende Unterlagen, Angebote, Auftragsbestätigungen etc. Vergessen Sie nicht, sich über interessierte potentielle Kunden zu informieren und fassen Sie telefonisch nochmal nach, allerdings nicht sechs Wochen später, sondern dann, wenn der Besuch und das Gespräch noch frisch in Erinnerung sind. Stellen Sie wiederum eine kleine Messe-Erfolgs-Meldung auf Ihrer Homepage bereit und geben Sie diese an die Presse weiter.

Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter (und Ihre Messe-Lieferanten) nach der Messe zu einem Feedbackgespräch einzuladen und Ihnen zu danken, sie liefern wichtige Hinweise für die nächsten Messeteilnahmen.

In diesem Sinne viel Erfolg bei Ihrer Messeplanung!

Download Flyer: Messe-Kommunikation SG-KOMM

Business-Moderation – von den Vorteilen, einen externen Moderator einzusetzen.

Ein Business-Moderator ermöglicht den Teilnehmern eines Meetings, konzentriert und auf den Punkt zu arbeiten. Er visualisiert Gedanken, Ideen, regt durch Nachfragen zur Diskussion an, ordnet (clustert) Ideen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf von Business-Meetings. Insbesondere seine Neutralität trägt zum Gelingen des Meetings bei.

Ein externer Moderator schaut mit einem Blick von außen auf die Sache und gewährt allen Beteiligten Raum für ihre Gedanken, ohne emotional einer oder mehreren Personen zu- oder abgeneigt zu sein. So lassen sich auch verfahrene Situationen auflösen und zum Positiven wenden.

Schauen Sie sich also nach geeigneten Moderatoren um, damit Ihre Meetings gute Ergebnisse in der vorgegebenen Zeit erzielen.