Erfolgreiche Besprechungen brauchen eine gute Vorbereitung

Besprechungen mit mehreren Teilnehmern aus unterschiedlichen Gewerken, wie wir sie oft bei der Planung von Marketing-Events haben, können leicht aus dem Ruder laufen, wenn sie nicht ordentlich vorbereitet sind.

So wie mir das neulich in einer Agentur passiert ist: Mitglieder eines neu zusammengestellten Projektteams (Interne und Externe) saßen am Tisch, kannten sich aber noch nicht alle untereinander, keiner wusste, was erwartet wurde, da es keine Agenda gab. Das einzige was bekannt war, war das Thema „Ausstellungskonzeption für 4 Bereiche“. Alle hatten das Mittagessen ausfallen lassen, da ein Business-Lunch angekündigt wurde. Die Projektleiterin kam 20 Minuten zu spät, der Lunch wird aus dem Meeting heraus organisiert, die Briefings pro Ausstellungsbereich waren so lang, dass kaum Zeit blieb, an den Ideen für die Bereiche zu arbeiten. Der eigentlich großzügige Zeitrahmen von 13 – 17:00 Uhr reichte trotz Verlängerung auf 19:00 Uhr nicht aus, ein weiteres Meeting war nötig.

Zeit ist bekanntlich ein kostbares Gut, darum sollte man mit Zeit – insbesondere auch der Zeit der anderen Besprechungsteilnehmer – sorgfältig umgehen und jedes Meeting gut strukturieren:

  • Die Agenda wird so geplant, dass alle Punkte erfasst und mit einem konkreten Zeitfenster versehen werden
  • Möglicherweise können schon Unterlagen zur Vorbereitung auf das Meeting vorher verschickt werden
  • die Besprechungsleiterin sorgt dafür, dass kurze Briefings mit dem Besprechungsziel zu den Punkten erfolgen und die Zeiten eingehalten werden, in dem sie stringent durch das Meeting führt.
  • Der Lunch wird im Vorfeld abgeklärt und steht bei Ankunft der Teammitglieder auf dem Tisch, so dass das gemeinsame Essen auch für eine Vorstellungsrunde genutzt werden kann.
  • Ebenso sollten (Kaffee-)pausen eingeplant werden, so dass nicht reihum die Besprechungsteilnehmer den Raum einzeln verlassen müssen. Pausen halten die Konzentration und die Motivation hoch.
  • Darüber hinaus wird eine Protokollführerin bestimmt, die die Ergebnisse kurz zusammenfasst, so dass direkt im Anschluss an das Meeting eine To-do-Liste verteilt werden kann.
  • Die Besprechungsleiterin unterstützt die Protokollführerin, in dem sie zusammenfassende Sätze liefert und einen Moment Pause zum Niederschreiben gewährt, sofern es sich um eine unerfahrene Protokollführerin handelt.

Wichtig für effiziente Meetings ist – neben der vorbereitenden Organisation – die Führung durch die Besprechungsleiterin, die nicht nur die Uhr im Auge behält und auf Einwände reagiert, sondern auch darauf achtet, dass alle zu Wort kommen. Oftmals bringen gerade die zurückhaltenden Teilnehmer gute Ideen auf den Tisch oder stellen kluge Fragen.

Manchmal bietet es sich auch an, eine externe Moderatorin zu buchen, die das Meeting steuert. Die externe Sichtweise bietet Neutralität, was hilfreich ist, um Konflikten vorzubeugen oder diese gar nicht erst entstehen zu lassen.

Auch eine interne Moderatorin, die nicht direkt zum Team gehört, ist in der Regel objektiver und kann sich ganz auf die Moderations-Aufgabe konzentrieren, während sich die Besprechungsteilnehmer auf Lösungen und Ideen konzentrieren können, ohne mit der Organisation des Meetings belastet zu sein. So wird das eigentliche Potenzial aller Besprechungsteilnehmer, nämlich ihre Kreativität, effizient genutzt.

Die meisten Projektleiterinnen wissen natürlich, wie man Besprechungen organisiert – nur manchmal geraten die Spielregeln ein wenig außer Acht. Fühlen Sie sich also an Ihr vorhandenes Wissen erinnert und planen Sie erfolgreiche Meetings.

(Selbstverständlich sind in diesem Text männliche und weibliche Moderatoren, Projektleiter und Besprechungsteilnehmer angesprochen).

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